REGULAMIN udzielania zamówień na roboty remontowo – budowlane, inwestycyjne, konserwacyjne oraz usługi i dostawy przeprowadzane w zasobach SM “Czuby” finansowane ze środków spółdzielczych

Regulamin
UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ NA ROBOTY REMONTOWO – BUDOWLANE, INWESTYCYJNE, KONSERWACYJNE ORAZ USŁUGI I DOSTAWY PRZEPROWADZANE W ZASOBACH SM “CZUBY” W LUBLINIE FINANSOWANE ZE ŚRODKÓW SPÓŁDZIELCZYCH

Rozdział I
POSTAWNOWIENIA OGÓLNE

§ 1

Zamówienia będą udzielone Oferentom, którzy zostaną wybrani przez Spółdzielnię Mieszkaniową „Czuby” w Lublinie, według zasad określonych w niniejszym Regulaminie.

§ 2

Ilekroć w Regulaminie mowa jest o:

  1. Zamawiającym – rozumie się przez to Spółdzielnię Mieszkaniową „Czuby” w Lublinie,
  2. postępowaniu – rozumie się przez to procedurę wyboru podmiotu do realizacji zamówienia na roboty remontowo-budowlane, inwestycyjne, konserwacyjne, usługi lub dostawy,
  3. przetargu – rozumie się przez to postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego,
  4. Oferencie – rozumie się przez to podmiot ubiegający się o udzielenie zamówienia,
  5. Wykonawcy – rozumie się przez to podmiot, wytypowany w drodze postępowania, do wykonania zamówienia,
  6. Specyfikacji – rozumie się przez to Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ), Skróconą Specyfikację Warunków Zamówienia (SSWZ) lub zaproszenie do składania ofert,
  7. Komisji Przetargowej – rozumie się przez to powoływany przez Zarząd Zamawiającego zespół pomocniczy, odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia, w trybie wskazanym w § 3 ust. 1 pkt 1-3, w szczególności za ocenę Oferentów i złożonych ofert w kwestii dopuszczenia do udziału, przygotowanie propozycji wyboru najkorzystniejszej oferty (lub unieważnienia) oraz inne czynności zlecone przez Zamawiającego.

§ 3
Udzielanie zamówień

  1. Postępowanie o udzielenie zamówienia, Zamawiający organizuje w trybie:
    1. przetargu nieograniczonego,
    2. uproszczonym,
    3. zapytania o cenę,
    4. z wolnej ręki.
  2. Postanowień Regulaminu nie stosuje się do zawierania umów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania Spółdzielni, mieszczących się w zakresie zwykłego zarządu, dotyczących w szczególności:
    1. dostawy mediów (m.in. energia cieplna, woda, ścieki, gaz, energia elektryczna),
    2. usług telekomunikacyjnych,
    3. usług pocztowych, w tym świadczenia usług finansowych przyjmowania wpłat na rachunki bankowe w Poczcie Polskiej S.A.
  3. W wyjątkowych sytuacjach, na wniosek Zarządu Spółdzielni, Rada Nadzorcza może zwolnić postępowanie udzielenia zamówienia z konieczności zastosowania niniejszego regulaminu.

§ 4

Podstawowym trybem udzielania zamówień jest przetarg nieograniczony.

§ 5

Zamawiający może udzielić zamówienia w innym trybie niż przetarg nieograniczony wyłącznie na podstawie niniejszego Regulaminu.

§ 6

Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej (z wyłączeniem trybu udzielenia zamówienia z wolnej ręki).

Rozdział II
TRYBY UDZIELANIA ZAMÓWIEŃ

I. TRYB PRZETARGU NIEOGRANICZONEGO

§ 7
Informacje ogólne

  1. W trybie przetargu nieograniczonego, mogą brać udział wszyscy zainteresowani Oferenci, którzy spełniają wymagania niniejszego Regulaminu.
  2. W trybie przetargu nieograniczonego wymagane jest:
    1. powołanie Komisji Przetargowej zgodnie z § 15 Regulaminu,
    2. sporządzenie przez Zamawiającego Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),
    3. ogłoszenie na stronie internetowej Zamawiającego zgodnie z § 13 Regulaminu,
    4. wniesienie wadium przez Oferenta zgodnie z § 22 Regulaminu,
    5. potwierdzenie przez Oferenta referencji z ostatnich 36 miesięcy od momentu ogłoszenia przetargu, zawierające termin i miejsce wykonania robót oraz stwierdzenie, że roboty te zostały wykonane zgodnie z umową – o ile podstawowy zakres zamówienia odpowiadał co najmniej wielkości zamówienia (w tym robót o zbliżonym zakresie),
    6. stosowanie kryterium oceny ofert zgodnie z § 17 Regulaminu.
  3. Minimalny termin składania ofert w przetargu wynosi 14 dni na roboty budowlane oraz 7 dni na pozostałe zamówienia.
  4. Przetarg jest ważny, jeżeli Komisja Przetargowa stwierdzi, iż wpłynęła co najmniej jedna ważna oferta spełniająca wymagania SIWZ i nie podlegająca odrzuceniu oraz gdy postępowanie przetargowe nie zostało unieważnione.
  5. W trakcie postępowania niedopuszczalne jest dokonywanie jakichkolwiek zmian dotyczących złożonej oferty, w tym zwłaszcza zmiany ceny, z wyjątkiem sytuacji określonych w § 19 (negocjacje).
  6. Zamawiający ogłasza przetarg, posiadając niezbędną dokumentację określającą przedmiot zamówienia i jego wartość.
  7. Zamawiający może również ogłosić przetarg, gdy nie posiada dokumentacji, ale określi szczegółowo parametry technologiczne, techniczne, jakościowe, zakres robót i ich wartość.
  8. Przedmiot zamówienia określa się za pomocą obiektywnych cech technicznych i jakościowych przy przestrzeganiu polskich norm, a w odniesieniu do robót budowlanych (realizowanych na podstawie decyzji o pozwoleniu na budowę) dokumentacji projektowej.

§ 8
Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ)

  1. Zamawiający zobowiązany jest przygotować SIWZ, która winna zawierać wszystkie informacje o przedmiocie zamówienia i warunkach postępowania potrzebnych do sporządzenia oferty. SIWZ zatwierdzana jest przez Zarząd Spółdzielni.
  2. SIWZ, jak również inne materiały przetargowe oferenci mogą pobrać ze strony internetowej Zamawiającego.
  3. Oferent może zwrócić się pisemnie o wyjaśnienie SIWZ. Zamawiający zobowiązany jest w terminie 3 dni roboczych udzielić wyjaśnień, chyba że pismo o wyjaśnienie Specyfikacji wpłynęło do Zamawiającego na mniej niż 5 dni roboczych przed terminem składania ofert. 
  4. Zamawiający udostępnia treść wyjaśnienia wraz z zapytaniem na swojej stronie internetowej w ogłoszeniu o przetargu bez ujawniania źródła zapytania.
  5. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający może w każdym czasie, przed upływem terminu składania ofert, zmodyfikować treść dokumentów zawartych w SIWZ. Dokonane uzupełnienie jest wiążące również dla Oferentów, którzy złożyli oferty.
  6. W przypadku modyfikacji zapisów SIWZ, o której mowa w ust. 5, Zamawiający może wydłużyć termin składania ofert.
  7. Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia może zawierać:
    1. nazwę i adres Zamawiającego,
    2. tryb udzielania zamówienia,
    3. opis przedmiotu zamówienia,
    4. termin wykonania zamówienia,
    5. wymagane gwarancje,
    6. wskazane miejsca i termin składania i otwarcia ofert,
    7. termin związania ofertą,
    8. wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się z oferentami,
    9. projekt umowy,
    10. wymagania dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy,
    11. wymagania dotyczące wadium,
    12. opis sposobu przygotowania oferty,
    13. informacje o oświadczeniach, dokumentach i załącznikach, jakie ma zawierać oferta dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowaniu i ważności oferty na podstawie § 16,
    14. opis kryteriów, którymi będzie kierował się Zamawiający przy wyborze oferty wraz z podaniem znaczenia tych kryteriów,
    15. opis warunków udziału w przetargu oraz opis sposobu dokonania oceny spełnienia tych warunków.
  8. Specyfikacja może zawierać jeszcze inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania.

II. TRYB UPROSZCZONY

§ 9
Informacje ogólne

  1. Tryb uproszczony jest trybem udzielania zamówień o charakterze konkurencyjnym, stosowanym w celu zapewnienia efektywności, przejrzystości oraz skrócenia czasu postępowania, przy zachowaniu zasad równego traktowania Oferentów.
  2. W trybie uproszczonym wymagane jest:
    1. powołanie Komisji Przetargowej zgodnie z § 15 Regulaminu,
    2. sporządzenie przez Zamawiającego Skróconej Specyfikacji Warunków Zamówienia (SSWZ),
    3. ogłoszenie na stronie internetowej Zamawiającego zgodnie z § 13 Regulaminu,
    4. stosowanie kryterium oceny ofert zgodnie z § 17 Regulaminu.
  3. Warunkami opcjonalnymi w trybie uproszczonym mogą być między innymi:
    1. wniesienie wadium przez Oferenta zgodnie z § 22 Regulaminu,
    2. potwierdzenie przez Oferenta referencji z ostatnich 36 miesięcy od momentu ogłoszenia postępowania, zawierające termin i miejsce wykonania robót oraz stwierdzenie, że roboty te zostały wykonane zgodnie z umową – o ile podstawowy zakres zamówienia odpowiadał co najmniej połowie wielkości zamówienia, jeżeli przedmiotem zamówienia są roboty budowlane (w tym robót o zbliżonym zakresie),
    3. wymagania dotyczące gwarancji.
  4. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie uproszczonym poprzez publikację ogłoszenia o zamówieniu na stronie internetowej Spółdzielni oraz opcjonalnie poprzez zaproszenie do składania ofert co najmniej 3 Oferentów, w tym prowadząc obie metody jednocześnie i zachowując te same warunki zamówienia.
  5. Tryb uproszczony może być stosowany po spełnieniu jednego z warunków:
    1. wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza kwoty 200 000 zł netto,
    2. wcześniej przeprowadzono postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego, w którym nie wyłoniono Wykonawcy.
  6. Tryb uproszczony nie ma zastosowania do zamówień wymagających pozwolenia na budowę.
  7. Termin składania ofert nie może być krótszy niż 7 dni od momentu ogłoszenia postępowania.

§ 10
Skrócona Specyfikacja Warunków Zamówienia (SSWZ)

  1. Skrócona specyfikacja może zawierać:
    1. nazwę i adres Zamawiającego,
    2. opis przedmiotu zamówienia,
    3. termin wykonania zamówienia,
    4. kryteria oceny ofert i ich znaczenie,
    5. miejsce i termin składania ofert,
    6. warunki udziału Oferenta w postępowaniu (zgodnie z § 16 Regulaminu).
  2. W przypadku usług lub dostaw, Zamawiający może odstąpić od żądania pełnego zestawu dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu, ograniczając je do oświadczeń Oferenta oraz dokumentu dopuszczającego Oferenta do obrotu prawnego.
  3. SSWZ, jak i inne materiały Oferenci mogą pobrać ze strony internetowej Spółdzielni.
  4. Specyfikacja może zawierać inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania.

III. TRYB ZAPYTANIA O CENĘ

§ 11
Informacje ogólne

  1. Zapytanie o cenę to tryb zamówienia, w którym Zamawiający kieruje zaproszenie do składania ofert do wybranych przez siebie Oferentów i zaprasza ich do składania ofert.
  2. W trybie zapytania o cenę wymagane jest:
    1. powołanie Komisji Przetargowej zgodnie z § 15 Regulaminu,
    2. sporządzenie przez Zamawiającego zaproszenia do składania ofert,
  3. Zamówienie w trybie zapytania o cenę może być zastosowane, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
    1. wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza kwoty 200 000 zł netto,
    2. przeprowadzone postępowanie w trybie przetargu nieograniczonego lub uproszczonego zostało unieważnione, nie zostały złożone żadne oferty lub wszystkie oferty zostały odrzucone.
  4. Zamawiający wszczyna postępowanie w trybie zapytania o cenę zapraszając do składania ofert nie mniej niż 3 Oferentów.
  5. Zaproszenie do składania ofert zawiera, co najmniej:
    1. określenie i opis przedmiotu zamówienia;
    2. termin wykonania zamówienia;
    3. wskazanie miejsca i terminu składania ofert;
    4. informacje o oświadczeniach i dokumentach, jakie ma zawierać oferta dla potwierdzenia spełnienia warunków udziału w postępowania i ważności oferty,
    5. projekt umowy (opcjonalnie).
  6. Każdy z Oferentów może zaproponować tylko jedną cenę i nie może jej zmienić, z wyjątkiem sytuacji określonej w § 19 Regulaminu (negocjacje).
  7. Zapytanie o cenę jest trybem, w którym Zamawiający przy wyborze ofert kieruje się tylko ceną.

IV. TRYB Z WOLNEJ RĘKI

§ 12
Informacje ogólne

  1. Tryb z wolnej ręki jest to postępowanie, w którym Zamawiający udziela zamówienia wybranemu przez siebie Wykonawcy.
  2. Zamawiający może udzielić zamówienia z wolnej ręki tylko wtedy, gdy zachodzi jedna z następujących okoliczności:
    1. ze względu na wyjątkową sytuację nie wynikającą z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego, której nie mógł on przewidzieć, wymagane jest natychmiastowe wykonanie zamówienia;
    2. z przyczyn technicznych lub ze względu na szczególny rodzaj robót budowlanych, dostaw lub usług, mogą być one wykonane tylko przez jednego Oferenta;
    3. dopuszcza się udzielenie zamówienia temu samemu Wykonawcy w przypadku konieczności realizacji zamówień dodatkowych lub uzupełniających, których wykonanie stało się niezbędne w toku realizacji zadania, a których nie można było przewidzieć na etapie planowania, lub gdy z przyczyn technicznych, organizacyjnych albo ekonomicznych nie jest celowe ich wyodrębnienie; udzielenie zamówienia temu samemu Wykonawcy jest również dopuszczalne w sytuacji, gdy przemawiają za tym względy gospodarcze, w szczególności zapewnienie ciągłości realizacji, zachowanie jednolitych standardów technicznych lub materiałowych, korzystne warunki cenowe, potwierdzona rzetelność i jakość dotychczasowych usług lub dostaw, pod warunkiem sporządzenia pisemnego uzasadnienia wskazującego na zasadność takiego wyboru (np. aktualna oferta Wykonawcy, pozytywna opinia RPNO, itp.);
    4. zawierana jest umowa na przeprowadzenie badań, opinii technicznych, ekspertyz, standardowych projektów lub dokumentacji;
    5. przeprowadzone kolejno postępowanie o udzielenie zamówienia w trybie przetargu nieograniczonego, uproszczonego i zapytania o cenę nie przyniosły rozstrzygnięcia i wyboru Wykonawcy;
    6. wartość przedmiotu zamówienia nie przekracza kwoty 100 000 zł netto.

Rozdział III
PRZEBIEG POSTĘPOWANIA

§ 13
Ogłoszenie

  1. Ogłoszenia o zamówieniach w trybie przetargu nieograniczonego oraz uproszczonym zamieszcza się na stronie internetowej Zamawiającego. Dopuszcza się również zamieszczenie ogłoszeń w prasie lokalnej oraz na portalach internetowych.
  2. Ogłoszenie, o którym mowa w ust. 1, winno zawierać:
    1. nazwę i adres Zamawiającego;
    2. tryb zamówienia;
    3. przedmiot zamówienia;
    4. określenie sposobu uzyskania Specyfikacji;
    5. miejsce i termin składania i otwierania ofert.
  3. Ogłoszenie może zawierać dodatkowo inne informacje ważne dla przeprowadzenia postępowania.

§ 14
Termin związania ofertą

Każdy Oferent związany jest swoja ofertą 30 dni od daty rozstrzygnięcia postępowania.

§ 15
Komisja Przetargowa

  1. Komisja Przetargowa powinna się składać z min. 4 osób, w tym: 
    • Pracownika Zespołu ds. technicznych Zarządu,
    • Kierownika Administracji Osiedla,
    • Pracownika ds. technicznych Administracji Osiedla,
    • Pracownika Pionu Finansowego,
    • Przedstawiciela Rady Nadzorczej będącego jej Członkiem, upoważnionym przez Przewodniczącego Rady Nadzorczej,
    • Przedstawiciela Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla, z nieruchomości, której dotyczą prace objęte postępowaniem lub Przewodniczącego / Zastępcy Przewodniczącego Rady Nieruchomości Osiedla lub Przewodniczącego Komisji GZM Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla.
  2. Posiedzenie Komisji Przetargowej jest ważne, gdy uczestniczą w nim co najmniej 3 osoby, w tym Przewodniczący lub Zastępca.
  3. Komisja Przetargowa może mieć charakter stały lub być powoływana do przeprowadzenia poszczególnych postępowań. 
  4. Członków Komisji Przetargowej, w tym Przewodniczącego i Zastępcę, powołuje Zarząd Spółdzielni. Komisja Przetargowa jest zespołem pomocniczym dla Zarządu powołanym do oceny spełnienia przez Oferentów warunków udziału w postępowaniu oraz do badania i oceny ofert.
  5. Po dokonaniu oceny Komisja Przetargowa przedstawia Zarządowi wnioski i propozycje odnośnie wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczenia Wykonawcy, odrzucenia oferty, unieważnienia postępowania lub przeprowadzenia negocjacji – w formie protokołu.
  6. Komisja Przetargowa sporządza i podpisuje protokół z postępowania zawierający:
    • opis przedmiotu zamówienia;
    • nazwy i adresy oferentów;
    • cenę każdej z ofert;
    • porównanie złożonych ofert;
    • informację o spełnieniu warunków przez oferentów;
    • propozycję i uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty, wykluczenia Oferenta, odrzucenia oferty, unieważnienia przetargu lub przeprowadzenia negocjacji;
  7. Członkowie Komisji zobowiązani są do zachowania poufności odnośnie informacji uzyskanych w trakcie postępowania.
  8. Członkowie Komisji podlegają wyłączeniu z udziału w pracach Komisji, jeżeli:
    • ubiegają się o udzielenie zamówienia;
    • ich małżonkowie oraz osoby będące w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa ubiegają się o udzielenie zamówienia;
    • przed upływem trzech lat od wszczęcia postępowania pozostawały w stosunku pracy, zależności lub dominacji z Oferentem ubiegającym się o zamówienie;
    • pozostają z Oferentem w takim stosunku prawnym, że może to budzić uzasadnione wątpliwości, co do ich bezstronności.
  9. Członkowie Komisji składają pod rygorem odpowiedzialności karnej za fałszywe zeznania pisemne oświadczenie o braku okoliczności, o których mowa w ust. 8.

§ 16
Oferenci – wymagania

  1. W postępowaniu mogą brać udział Oferenci, którzy:
    1. posiadają zarejestrowaną działalność gospodarczą, której zakres odpowiada przedmiotowi zamówienia;
    2. posiadają uprawnienia do wykonania określonej działalności lub czynności niezbędnych do wykonania zamówienia, jeżeli jest to wymagane przepisami prawa powszechnie obowiązującego;
    3. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponują osobami zdolnymi do wykonania zamówienia;
    4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia;
    5. nie podlegają wykluczeniu z postępowania.
  2. Z ubiegania się o udzielenie zamówienia wyklucza się Oferentów:
    1. którzy w ciągu ostatnich pięciu lat wyrządzili szkodę Zamawiającemu, nie wykonując zamówienia, lub wykonując go wadliwie, co zostanie stwierdzone w protokole Komisji Przetargowej,
    2. w stosunku do których wszczęto postępowanie likwidacyjne lub upadłościowe,
    3. którzy złożyli nieprawdziwe informacje mające wpływ na wynik postępowania.
  3. Ofertę wykluczonego Oferenta uznaje się za odrzuconą.
  4. Dowodami potwierdzającymi wiarygodność techniczną i ekonomiczną Oferenta w zależności od przedmiotu zamówienia mogą być:
    1. kwalifikacje zawodowe osób odpowiedzialnych za realizację robót ( np. uprawnienia budowlane wraz z zaświadczeniem o przynależności do Izby Inżynierów), jeżeli zostały wymienione w Specyfikacji,
    2. referencje, zgodnie z wymaganiami poszczególnych trybów udzielania zamówień,
    3. inne, szczególnie istotne dla danego przedmiotu zamówienia, określone w ogłoszeniu lub Specyfikacji,
    4. oświadczenie lub zaświadczenie o niezaleganiu z opłatami podatkowymi i składkami na ubezpieczenia społeczne (określone w Specyfikacji),
    5. aktualny dokument dopuszczający Oferenta do obrotu prawnego w zakresie objętym zamówieniem (odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub zaświadczenie o wpisie w CEIDG w formie dokumentu elektronicznego lub wydruku ze strony internetowej CEIDG),
    6. polisa ubezpieczeniowa (nie dotyczy zamówień na dostawy).

§ 17
Kryterium oceny ofert

  1. Podstawowym warunkiem i kryterium oceny ofert jest cena netto przedmiotu zamówienia, która nie może stanowić mniej niż 75% ogólnej oceny oferty.
  2. Cena przedmiotu zamówienia może stanowić jedyne kryterium oceny ofert.
  3. Kryteria inne niż cena przedmiotu zamówienia (np. okres gwarancji, kwota zabezpieczenia należytego wykonania umowy, itp.) mogą zostać określone w Specyfikacji.

§ 18
Otwarcie i sprawdzenie ofert

  1. Oferty należy składać w terminie i miejscu określonym w Specyfikacji.
  2. Treść oferty i jej forma określona przez Zamawiającego w Specyfikacji powinna być zachowana przez Oferenta.
  3. Ofertę należy złożyć w miejscu wskazanym w Specyfikacji w dwóch zamkniętych kopertach (zewnętrznej i wewnętrznej).
  4. Koperta zewnętrzna winna być złożona bez nazwy nadawcy oraz opisana wskazanym w Specyfikacji tytułem postępowania, którego dotyczy.
  5. Koperta wewnętrzna winna być opisana nazwą nadawcy oraz wskazanym w Specyfikacji tytułem postępowania, którego dotyczy.
  6. Oferta złożona w kopercie zewnętrznej opisanej danymi nadawcy nie podlega odrzuceniu. W przypadku chęci wycofania oferty obowiązują zapisy § 18 pkt. 9 – 12.
  7. Oferty podlegają obowiązkowej rejestracji w dzienniku korespondencji Zamawiającego.
  8. Złożone oferty do chwili ich otwarcia w wyznaczonym w Specyfikacji dniu winny być zabezpieczone przed dostępem osób trzecich.
  9. Oferent może przed wyznaczonym terminem składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę składając odpowiedni wniosek z wyszczególnieniem tytułu postępowania, na które została złożona.
  10. Złożone oferty, które nie zostały wycofane w odpowiednim terminie (tj. przed terminem otwarcia ofert) nie podlegają zwrotowi bez względu na wynik postępowania.
  11. Koperta zewnętrzna oferty złożonej po ustalonym terminie może zostać otwarta wyłącznie w celu ustalenia danych Oferenta, natomiast koperta wewnętrzna pozostaje nieotwierana i zostaje zwrócona Oferentowi.
  12. Wycofanie oferty przed terminem składania ofert nie powoduje utraty wadium. Oferta podlega zwrotowi po otwarciu koperty zewnętrznej w celu identyfikacji Oferenta.
  13. Każdy Oferent może złożyć jedną ofertę, z zastrzeżeniem, iż Zamawiający może dopuścić możliwość złożenia oferty częściowej, jeżeli przedmiot zamówienia jest podzielny oraz zostało to opisane w Specyfikacji.
  14. W miejscu i terminie podanym w ogłoszeniu odbywa się otwarcie ofert (część jawna), z którego sporządza się protokół. Oferenci mogą być obecni w trakcie jawnej części postępowania.
  15. W części jawnej postępowania czynności Komisji Przetargowej obejmują:
    1. stwierdzenie nienaruszalności kopert z ofertami;
    2. otwarcie kopert z ofertami;
    3. odczytanie ofert i podanie do wiadomości z każdej z nich jedynie nazwy i adresu Oferenta oraz wysokości oferowanej ceny, ewentualnie odczytanie danych dotyczących pozostałych kryteriów.
  16. Komisja Przetargowa może zwrócić się do Oferentów, których oferty otwarto z żądaniem wyjaśnienia treści złożonej oferty.
  17. Komisja Przetargowa może wezwać Oferentów, którzy w odpowiednim terminie nie złożyli oświadczeń i dokumentów potwierdzających spełnianie warunków udziału w postępowaniu lub którzy złożyli dokumenty zawierające błędy, do ich uzupełnienia w wyznaczonym terminie.
  18. W części niejawnej postępowania czynności Komisji Przetargowej obejmują:
    1. sprawdzenie zgodności ofert z podanymi warunkami i wymogami zawartymi w Specyfikacji;
    2. przeprowadzenie analizy złożonych ofert i wybranie najkorzystniejszej oferty z uwzględnieniem kryteriów podanych w Specyfikacji;
    3. sporządzenie protokołu ze swojej działalności i jego podpisanie;
    4. wpisanie do protokołu ewentualnych zastrzeżeń członków Komisji.
  19. Zamawiający odrzuca ofertę, jeżeli:
    1. oferta nie spełnia warunków niniejszego Regulaminu lub Specyfikacji,
    2. jest nieczytelna w stopniu uniemożliwiającym dokonanie jej oceny,
    3. została złożona przez Oferenta wykluczonego z postępowania lub niezaproszonego do składania ofert (tryb zapytania o cenę),
    4. Oferent nie zgadza się na poprawienie oczywistej omyłki w tekście oferty,
    5. Oferent nie udzieli żądanego przez Spółdzielnię wyjaśnienia dotyczącego złożonej oferty w wyznaczonym terminie.
  20. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu odrzucenia oferty.
  21. O odrzuceniu ofert Zamawiający informuje Oferenta, nie później niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia rozstrzygnięcia postępowania.

§ 19
Negocjacje

  1. Spółdzielnia zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia negocjacji z Oferentami, którzy złożyli oferty niepodlegające odrzuceniu.
  2. Negocjacje mogą dotyczyć między innymi ceny, terminów realizacji, okresu gwarancji, w przypadku zamówienia na usługi i dostawy – zakresu świadczenia.
  3. Negocjacje mogą być prowadzone z jednym, kilkoma lub wszystkimi Oferentami, z zastrzeżeniem warunków wymienionych w ust. 4.
  4. Negocjacje mogą być przeprowadzone, jeżeli złożone oferty:
    1. zawierają taką samą cenę,
    2. zawierają zbliżoną cenę (do 5% ceny najtańszej oferty spełniającej warunki postępowania),
    3. w których cena najkorzystniejszej oferty przekracza zaplanowane lub będące w dyspozycji środki finansowe na przedmiot zamówienia.
  5. Ostateczną decyzję o przeprowadzeniu negocjacji podejmuje Zarząd Spółdzielni.
  6. Udział w negocjacjach nie jest obowiązkowy i nie stanowi zobowiązania Spółdzielni do zawarcia umowy z żadnym z Oferentów.
  7. W negocjacjach uczestniczy Zarząd Spółdzielni, Przewodniczący Komisji Przetargowej oraz co najmniej jeden wyznaczony przez Komisję Członek z jej składu.
  8. Negocjacje mogą mieć formę:
    1. spotkań bezpośrednich,
    2. pisemną (w tym z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej).
  9. Po zakończeniu negocjacji Oferenci mogą zostać wezwani do złożenia ofert ostatecznych w wyznaczonym terminie.

§ 20
Rozstrzygnięcie

  1. Rozstrzygnięcia przetargu dokonuje Zarząd Spółdzielni na wniosek Przewodniczącego lub Zastępcy Przewodniczącego Komisji Przetargowej w oparciu o protokół, o którym mowa w § 15 ust. 5 i 6.
  2. Zarząd może:
    1. zatwierdzić wniosek Komisji Przetargowej,
    2. odmówić zatwierdzenia wniosku i skierować sprawę do ponownego rozpatrzenia przez Komisję lub zobowiązać Komisję do zorganizowania negocjacji,
    3. unieważnić przetarg.
  3. W przypadku odstąpienia od zawarcia umowy lub jej zerwania przez Wykonawcę, może być zawarta umowa z Oferentem, którego oferta była najkorzystniejszą z pozostałych ważnych ofert złożonych w postępowaniu.
  4. O wyniku postępowania Zamawiający zawiadamia Oferentów, w tym informuje wybranego Wykonawcę o terminie i warunkach zawarcia umowy.
  5. Oferent, którego oferta zostanie wybrana zobowiązany jest podpisać umowę z Zamawiającym w terminie do 14 dni od dnia doręczenia zawiadomienia o wyborze oferty.

§ 21
Unieważnienie

  1. Postępowanie o udzielenie zamówienia unieważnia się, jeżeli:
    1. nie złożono żadnej oferty,
    2. wszyscy Oferenci zostali wykluczeni lub wszystkie oferty zostały odrzucone,
    3. cena najkorzystniejszej oferty przewyższa kwotę, którą Zamawiający przeznaczył na finansowanie zamówienia,
    4. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonania przedmiotu zamówienia nie leży w interesie Zamawiającego, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
    5. postępowanie obarczone jest wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia.
  2. Zamawiający informuje o unieważnieniu postępowania w formie ogłoszenia na stronie internetowej Spółdzielni.
  3. Oferentowi nie przysługuje żadne roszczenie z tytułu unieważnienia postępowania oraz z tytułu odstąpienia od postępowania przez Zamawiającego.
  4. W każdym momencie Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

§ 22
Wadium

  1. Zobowiązanie do wniesienia wadium jest określone w Specyfikacji.
  2. Wadium może być wniesione w następujących formach:
    1. pieniądzu,
    2. poręczeniach bankowych,
    3. gwarancjach bankowych,
    4. gwarancjach ubezpieczeniowych.
  3. Zamawiający zwraca wadium w terminie do 14 dni od daty:
    1. upływu terminu związania ofertą;
    2. zawarcia umowy i wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach określonych w Specyfikacji;
    3. unieważnienia przetargu;
    4. wycofania oferty przez Oferenta przed upływem terminu składania ofert;
    5. wykluczenia Oferenta z postępowania;
    6. odrzucenia oferty Oferenta.
  4. Zamawiający zwraca wadium bez odsetek, a koszty prowizji bankowych ponosi Oferent.
  5. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium na rzecz Zamawiającego w przypadku, gdy:
    1. odmówił podpisania umowy na warunkach określonych przez Zamawiającego;
    2. odmówił wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy na warunkach określonych w Specyfikacji;
    3. zawarcie umowy stało się niemożliwe z przyczyn leżących po stronie Oferenta;
    4. przedstawił w swojej ofercie nieprawdziwe dane;
    5. wycofał ofertę po terminie składania ofert.

§ 23
Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

  1. Wykonawca zobowiązany jest wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy na warunkach określonych w Specyfikacji, jeżeli zakres zamówienia objęty jest gwarancją.
  2. Zabezpieczenie należytego wykonania umowy może być wnoszone w formach określonych w § 22 ust 2 niniejszego regulaminu na warunkach określonych w Specyfikacji. 
  3. Wadium wniesione w pieniądzu przez Wykonawcę, może być zaliczone przez Zamawiającego na poczet zabezpieczenia należytego wykonania umowy.
  4. Zamawiający zwraca zabezpieczenie należytego wykonania umowy wniesione w pieniądzu wg wartości nominalnej bez odsetek na rachunek Wykonawcy w terminie i na warunkach określonych w umowie

Rozdział IV POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 24

  1. Wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu o udzielenie zamówienia, zobowiązane są do zachowania poufności posiadanych informacji.
  2. Uczestnicy postępowania nie mogą ujawnić informacji dotyczących postępowania lub, których ujawnienie narusza interesy handlowe stron oraz zasady uczciwej konkurencji.
  3. Zamawiający przechowuje wszystkie oferty, które zostały złożone w trakcie przeprowadzania postępowania oraz dokumentację przeprowadzenia postępowania przez okres co najmniej 3 lat od zakończenia postępowania. Przez zakończenie postępowania rozumie się datę zatwierdzenia przez Zarząd protokołu Komisji Przetargowej.

§ 25

Postępowania w trybie przetargu nieograniczonego i uproszczonym są organizowane centralnie i odbywają się w siedzibie Zarządu Spółdzielni.

Sekretarz
Rady Nadzorczej
Rafał Ciseł		Przewodniczący
Rady Nadzorczej
Krzysztof Piekniak

Kategorie: Regulaminy