Protokół Nr 04 /2020 RN z dnia 28.04.2020 r.

Protokół nr 4 /2020
Rady Nadzorczej Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”
sporządzony z indywidualnego zbierania od członków rady głosów
nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia ( bez organizowania zebrania )
w dniu 28.04.2020 r.

Lista członków Rady Nadzorczej biorących udział w indywidualnym zbieraniu głosów:

Przewodniczył Rady – Andrzej Turski
Zastępcy przewodniczącego – Jerzy Kaczmarski, Zbigniew Gontarz
Sekretarz – Danuta Przybyś – Ziemba

Członkowie:
Edward Dudek, Ewa Kosiak, Grażyna Kasprzak, Elżbieta Janiak, Urszula Koszałka, Agnieszka Kulikowska, Tomasz Buda, Bogumiła Baran,Waldemar Żak, Marta Brożyna, Dariusz Jaremek, Krzysztof Piekniak, Grażyna Stadnik, Jan Morawski, Stanisław Tanikowski, Zbigniew Ławniczak, Elżbieta Szabała.

Ad. 1.
W związku z nadal obowiązującymi przepisami nakazującymi radykalne ograniczenia kontaktów oraz wejściem w życie Ustawy z dnia 31 marca 2020 r o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2020 poz. 568), prezydium postanowiło nie organizować zebrań komisji i zebrania plenarnego w formie tradycyjnych spotkań i odbyć je w trybie indywidualnego zbierania głosów. Ustaliło termin i porządek obrad posiedzenia w dniu 28.04.2020 r., w jakich sprawach przeprowadzi głosowanie w tym trybie, sposób zbierania głosów i zatwierdziło wór karty do głosowania.

Zgodnie z decyzją Prezydium RN SM Czuby, głosowania przeprowadzono w sprawach wskazanych w porządku obrad w pkt 4, 5, 6.

1. Informacja Zarządu z podejmowanych działań w związku z panującą epidemią.
2. Informacje w sprawie organizacji Walnego Zgromadzenia członków SM Czuby w Lublinie.
3. Informacja na temat nowelizacji prawa spółdzielczego wynikającej z ustawy z dnia 31 marca 2020 r. tzw. „Tarczą antykryzysową” w zakresie zmian statutu i Regulaminu Rady Nadzorczej.
4. Podjęcie uchwał w sprawie zmiany wysokości odpisu na fundusz remontowy w nieruchomości ES 20 w osiedlu Skarpa
5. Zasady obowiązujące przy sporządzaniu i publikacji protokołów RN na stronie internetowej spółdzielni
6. Przyjęcie protokołów z posiedzeń z dnia 25.02.2020 r i 26.03.2020 r.
7. Sprawy wniesione.

Prezydium RN SM Czuby jednomyślnie podjęło decyzję o upoważnieniu Sekretarza RN Pani Danuty Przybyś – Ziemby, Przewodniczącego RN Andrzeja Turskiego oraz Zastępcy przewodniczącego Zbigniewa Gontarza do przeprowadzenia czynności skrutacyjnych dotyczących głosowań przeprowadzonych przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia z dnia 28.04.2020 r..
Wykaz członków rady głosujących w trybie indywidualnego zbierania głosów nad sprawami ujętymi w porządku obrad posiedzenia w dniu 28.04.2020 r. będzie podstawą do stwierdzenia udziału członka rady w posiedzeniu.

Członkowie RN otrzymali komplet dokumentów potrzebnych do podejmowania poszczególnych decyzji a także „Kartę Głosowań”.

Komisja Skrutacyjna w ustalonym składzie dokonała przeliczenia oddanych przez członków rady głosów i stwierdziła, że na 21 członków rady uprawnionych do głosowania przeprowadzonego w trybie indywidualnego zbierania głosów, w głosowaniu udział wzięło 21 członków rady.

1. W głosowaniu w sprawie zmiany wysokości odpisu na fundusz remontowy w nieruchomości ES 20 – oddano 21 ważnych głosów, w tym:

– za podjęciem uchwały – 20 głosów,
– przeciw podjęciu – 1 głos,
– wstrzymało się od głosowania – 0 głosów.

2. W głosowaniu w sprawie: zatwierdzenia zasad obowiązujących przy publikacji protokołów RN na stronie internetowej spółdzielni.
Członkowie Rady Nadzorczej przed upływem terminu głosowania otrzymali prośbę pominiecie tego punktu w głosowaniu ( niemożność dostarczenia na czas materiałów). Z tego powodu nie przeprowadzono czynności skrutacyjnych wobec głosów oddanych w tym punkcie.

3. W głosowaniu w sprawie przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 25.02.2020 r. oddano 21 ważnych głosów, w tym:

– za podjęciem uchwały – 17 głosów,
– przeciw podjęciu – 4 głosy,
– wstrzymało się od głosowania – 0 głosów.

4. W głosowaniu w sprawie w sprawie przyjęcia protokołu z posiedzenia Rady Nadzorczej z dnia 26.03.2020 r. – oddano 21 ważnych głosów, w tym:

– za podjęciem uchwały – 18 głosów,
– przeciw podjęciu – 2 głosy,
– wstrzymało się od głosowania – 1 głos.

Na tym protokół zakończono.

Ad. 1
Członkowie zapoznali się z poniżej przedstawioną informacja:

INFORMACJA
W sprawie podjętych przez Spółdzielnię działań w związku z panującą epidemią i zagrożeniem koronawirusem COVID-19:

Zgodnie z zaleceniami Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego oraz decyzjami władz naszego Państwa Spółdzielnia Mieszkaniowa Czuby podjęła szereg działań w celu zapewnienia bezpieczeństwa mieszkańcom i pracownikom Spółdzielni, w tym m.in.:

1. Poinformowano mieszkańców o sposobie postępowania w sytuacji zagrożenia poprzez rozwieszenie informacji na wejściu do klatek schodowych.
2. Zamknięto place zabaw i wywieszono odpowiednie informacje.
3. Przeprowadzono dezynfekcję klatek schodowych, korytarzy, wind i zsypów przez firmę specjalistyczną.
4. Nadal systematycznie przeprowadza się dezynfekcję klamek i pochwytów, wind oraz wejść do klatek schodowych przez służby Spółdzielni, stosowane środki są specjalistyczne i posiadając wymagane certyfikaty.
5. Prowadzona jest na bieżąco kontrola przez pracownika kontroli wewnętrznej i BHP realizowanych zaleceń Zarządu Spółdzielni.
6. Zapewniono bezpieczną obsługę mieszkańców poprzez kontakt telefoniczny, mailowy i listowny ze wszystkimi działami oraz administracjami Spółdzielni.
7. Wyposażono wszystkich pracowników w środki ochronne, takie jak: m.in. maseczki, rękawice, przyłbice, płyny do dezynfekcji, mydło bakteriobójcze wirusobójcze oraz zachowano odpowiednią odległość jednego pracownika od drugiego a w przypadku braku możliwości zastosowano przegrody pomiędzy tymi pracownikami.
8. Przystosowano kasę Spółdzielni do obowiązujących zaleceń Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego celem odpowiedniego zabezpieczenia pracowników jak i mieszkańców podczas dokonywania opłat.
9. Zmieniono harmonogram robót remontowych w zasobach Spółdzielni, dostosowując do istniejących warunków,
10. Wystosowano pismo do Rady Miasta Lublin o zwolnienie z podatku od nieruchomości podczas pandemii,
11. Pomimo utrudnień Spółdzielnia pracuje i terminowo realizuje zadania, w tym związane ze sporządzaniem i wysyłką sprawozdań oraz deklaracji, np.:
    – roczna ankieta przedsiębiorstwa (do 16 marca)
    – ankieta koniunktury gospodarczej (do 10 każdego miesiąca)
    – meldunek o działalności gospodarczej (do 5 dnia roboczego po każdym miesiącu)
    – sprawozdanie o przychodach, kosztach, i wyniku finansowym oraz nakładach na środki trwałe (raz na kwartał)
    – sprawozdanie bilansowe nośników energii infrastruktury ciepłowniczej (do 17 lutego za poprzedni rok)
    – kwartalne statystyczne sprawozdanie o aktywach i pasywach finansowych
    – badanie popytu na pracę ( raz na kwartał)
    – deklaracja o wysokości opłat za gospodarowanie odpadami komunalnymi (za każdy miesiąc)
    – deklaracja na podatek od nieruchomości (za każdy miesiąc)
    – deklaracja VAT (do 25 każdego miesiąca)
    – rejestry zakupu i sprzedaży JPK (do 25 każdego miesiąca).

Do przedstawionej informacji nie zgłosili uwag.

Ad. 2
Członkowie rady zapoznali się z poniżej przedstawiona Informacją w sprawie organizacji Walnego Zgromadzenia członków SM Czuby w Lublinie.

Zarząd Spółdzielni zgodnie z §§ 75-76 Statutu Spółdzielni, planował zwołać Walne Zgromadzenie Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” podzielone na 21 części w terminie od 6.05.2020- r do 3.06.2020 r. Zostały sporządzone niezbędne materiały do przeprowadzenia walnego zgromadzenia w zakreślonym terminie tj. porządek obrad, harmonogram zebrań, sprawozdania z działalności w 2019 r. Rady Nadzorczej i Zarządu spółdzielni, sprawozdanie z badania sprawozdania finansowego SM Czuby za 2019 r., dokonana została ocena sprawozdania finansowego SM Czuby za 2019 r.- uchwala RN nr 1/34/2020 r. z dnia 26.03.2020 r. Rada Nadzorcza zaakceptowała projekt podziału zysku netto za 2019 r. i sposób realizacji wniosków zgłoszonych na walnym zgromadzeniu w 2019 r.

Z uwagi na ogłoszony stan epidemii, zwołanie Walnego Zgromadzenia nie jest teraz możliwe. Jak wynika z obowiązujących przepisów, Zarząd będzie mógł zwołać Walne Zgromadzenie po odwołaniu stanu epidemii albo stanu zagrożenia epidemicznego. Najbardziej prawdopodobny wydaje się termin „w ciągu 6 tygodni od dnia odwołania stanu epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego (zgodnie z ustawą z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych.).

Po unormowaniu sytuacji Zarząd zwoła Walne Zgromadzenie zgodnie z obowiązującym prawem, o czym członkowie Spółdzielni zostaną powiadomieni.

Do przedstawionej informacji nie zgłosili uwag.

Ad. 3
Informacja na temat nowelizacji prawa spółdzielczego wynikającej z ustawy z dnia 31 marca 2020 r. tzw. „Tarczą antykryzysową” w zakresie zmian statutu i Regulaminu Rady Nadzorczej.

U S T A W A z dnia 31marca 2020 r.
o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19,
innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. Dz.U. z 2020 poz. 568

Art. 3.
W ustawie z dnia 16 września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz. U. z 2020 r. poz. 275) wprowadza się następujące zmiany:

1) w art. 35:
a) po § 4 dodaje się § 41–44 w brzmieniu:
„§ 41. Członek rady nadzorczej lub członek zarządu mogą żądać zwołania posiedzenia rady nadzorczej albo zarządu, podając proponowany porządek obrad, lub podjęcia określonej uchwały na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

§ 42

Jeżeli przewodniczący rady nadzorczej albo prezes zarządu nie zwoła posiedzenia albo nie zarządzi głosowania na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość na dzień przypadający w terminie tygodnia od dnia otrzymania żądania, wnioskodawca może samodzielnie zwołać posiedzenie, podając jego datę i miejsce albo zarządzić głosowanie na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

§ 43

Uchwała organu może być podjęta, jeżeli wszyscy członkowie organu zostali prawidłowo zawiadomieni o posiedzeniu organu albo głosowaniu na piśmie albo przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Uchwała może być również wynikiem głosów częściowo oddanych na posiedzeniu, częściowo na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.

§ 44

Przy obliczaniu kworum uwzględnia się członków organów uczestniczących przez oddanie głosu na piśmie lub przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość.”, Dziennik Ustaw – 51 – Poz. 568

b) § 5 otrzymuje brzmienie:
„§ 5. Szczegółowy tryb zwoływania posiedzeń organów, o których mowa w § 1 pkt 2–4 i § 3, oraz sposób i warunki podejmowania uchwał przez te organy określa statut lub przewidziane w nim regulaminy tych organów.”;

2) w art. 46a dodaje się zdanie trzecie w brzmieniu:
„Art. 35 § 41–44 stosuje się odpowiednio.”;

3) w art. 59 w § 1 dodaje się zdanie trzecie w brzmieniu:
„Art. 35 § 41–44 stosuje się odpowiednio.”.

Art. 90.
Jeżeli ustawowy termin zwołania walnego zgromadzenia spółdzielni albo zebrania właścicieli lokali przypada w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, trwającego w dniu wejścia wżycie niniejszej ustawy lub ogłoszonego bezpośrednio po okresie trwającym w dniu wejścia wżycie niniejszej ustawy, ulega on przedłużeniu o 6 tygodni od dnia odwołania tego stanu.

Art. 91
.Przepisy ustawy z dnia 16września 1982 r. – Prawo spółdzielcze (Dz.U. z2020r. poz.275) i ustawy z dnia 24czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz.U. z 2020 r. poz. 532) w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą stosuje się również do posiedzeń odpowiednich organów zwołanych przed dniem wejścia wżycie niniejszej ustawy.

Do przedstawionej informacji nie zgłosili uwag.

Ad. 4
Członkowie rady po zapoznaniu się z poniżej przedstawionymi materiałami:

Uchwała Nr ………………..
Rady Nadzorczej
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie
z dnia ……………

w sprawie: zmiany wysokości odpisu na fundusz remontowy w nieruchomości ES 20 w osiedlu Skarpa

Na podstawie § 87 ust. 1 pkt 4 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie oraz Uchwały Nr 12/2020 Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla Skarpa z dnia 18.03.2020 r. – Rada Nadzorcza uchwala, co następuje:

§ 1

Zmienia się wysokość odpisu na fundusz remontowy z 0,39 zł / m² na 0,75 zł/m² w nieruchomości ES 20 od 1 sierpnia 2020 roku.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem 1 sierpnia 2020 r. i podlega ogłoszeniu w sposób określony w § 89 ust. 3 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie.

Uchwała Nr 12/2020
Rady Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Skarpa”
Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby”
z dnia 18.03.2020 r.

w sprawie: korekty planu finansowego na 2020 rok nieruchomości ES 20

Rada Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Skarpa” Spółdzielni Mieszkaniowej „Czuby” w Lublinie działając na podstawie § 103 b Statutu Spółdzielni uchwala co następuje:

§ 1

Rada Przedstawicieli Nieruchomości Osiedla „Skarpa” postanawia o zwiększeniu odpisu na fundusz remontowy nieruchomości ES 20 (Radości 1, 3, 5, Romantyczna 17, 19) zatwierdzonego uchwałą RPNO „Skarpa” nr 25/2019 z dnia 17.07.2019 r.
z 0,39 zł/m² p. u./miesiąc na 0,75 zł/m² p. u./miesiąc.
Stawka obowiązywać będzie od dnia 1.08.2020 r.

§ 2

Uchwała wchodzi w życie z dniem podjęcia.

postanowili większością głosów – 20 za, przy 1 głosie przeciwnym podjąć uchwałę Nr 4/75/2020 z dnia 28.04.2020 r. w sprawie zmiany wysokości odpisu na fundusz remontowy w nieruchomości ES 20 w osiedlu Skarpa w wersji przedstawionej powyżej w protokole.

Ad. 5
Komisja skrutacyjna nie przeprowadziła czynności skrutacyjnych wobec głosów oddanych w tym punkcie.

W przekazanych członkom rady materiałach przewodniczący poinformował, że w związku z koniecznością dodatkowych konsultacji z osobą kompetentną zakresie przepisów RODO propozycje zasad, które powinny obowiązywać przy sporządzaniu i publikacji protokołów RN na stronie internetowej powinny zostać skonsultowana z inspektorem RODO oraz radcami prawnymi. Ze względów technicznych nie uda się tego zrobić na obecne posiedzenie. Poprosił o pominięcie w głosowaniu  tego punktu.

Ad. 6

1. Protokół z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej z 25.02.2020 r. został przyjęty większością głosów – 17 za, przy 4 głosach przeciwnych.
2. Protokół z posiedzenia plenarnego Rady Nadzorczej z 26.03.2020 r. został przyjęty większością głosów – 18 za, przy 2 głosach przeciwnych i 1 wstrzymującym się od głosowania.

Ad. 7
Głosu w sprawach wniesionych:

1. Pan Tomasz Buda – Przy publikowaniu protokołów Rady Nadzorczej w odebranych materiałach jest informacja, że otrzymam te zasady w terminie późniejszym po uzgodnieniu z inspektorem RODO oraz radcom prawnym. Jak można głosować w sprawie, której się nie ma materiałów?
2. Pan Waldemar Żak – czy w sytuacji pandemii nastąpił wzrost zadłużenia w marcu i kwietniu z tytułu braku wpłat za mieszkania i lokale użytkowe. Jeśli tak to o jaki %. Jakie działania oszczędnościowe podejmie Zarząd, aby sprostać kosztom stałym ponoszonym przez spółdzielnię?

Prośba Pana Tomasza Budy została spełniona a pytania Pana Waldemara Żaka przekazano Zarządowi.

Na tym protokół zakończono.